Private Kwaliteitsborging zo makkelijk als appeltaart

Binnenkort zal de “Wet kwaliteitsborging voor het bouwen” ingevoerd worden. Dat heeft juridische consequenties en ook gevolgen voor de werkwijze in de bouwwereld.
Voor velen klinkt het als “veel extra werk” en “ingewikkeld” en kijkt men de kat uit de boom.

In een live webinar van Bouwend Nederland op 31 mei 2017 zegt 55% zich nog niet te hebben voorbereid, 40% heeft wel al rondgekeken en slechts 5% is er klaar voor.

Afwachten of doorpakken

Wij bekijken het van een andere kant: iedere dag uitstel van verbetering is verlies ('waste' in LEAN termen). Als u vandaag de faalkosten (12-15% van de bouwsom) terug zou kunnen brengen (naar 2%) , waarom dan wachten?

Als u uw spullen gemakkelijk geordend en overzichtelijk bij elkaar heeft, bespaart u veel (zoek)tijd, worden er minder fouten gemaakt en werkt u prettiger.
Als informatie goed toegankelijk is kan zij worden hergebruikt en hoeft het wiel niet elke keer opnieuw te worden uitgevonden. Wanneer er een slimme manier is van informatiedeling hoeven we de dingen in de bouw niet meer 10-40 keer dubbel te doen.
Kortom: er valt veel te winnen zonder extra werk; zelfs als de private kwaliteitsborging er niet zou zijn.

In de oriëntatiefase schatten de gevraagde professionals de mogelijke faalkostenreductie door SPIN tussen 8-35%.

Kwaliteitssysteem en Kwaliteitsborging

Wie zich tijdens het werk eens verwonderd over een rare gang van zaken denkt wel eens “moet dat zo?”. Daar begint het denken in kwaliteitssystemen.
Hoe moet het eigenlijk, hoe doen we het nu, wat zouden we moeten doen en hoe doen we het in de toekomst beter?
Dat is het eerste wat bij kwaliteitsborging verondersteld wordt: de aanwezigheid van een kwaliteitssysteem, anders valt er immers niets te borgen.
We moeten dus vastleggen wat kwaliteit is, hoe we dat bereiken, hoe we meten dat er vooruitgang geboekt is en wat de volgende stappen zullen zijn.
Het frame voor een zulke benadering is aangegeven in de ISO-9001.

Nadat het kwaliteitssysteem uitgewerkt is, kan een onafhankelijke (dus externe) partij checken of dat wat is vastgelegd, ook is uitgevoerd: de kwaliteitsborger.

Private kwaliteitsborging is dus het checken van een product door een onafhankelijke partij. Uitgangspunt is dat het volgens een kwaliteitssysteem gemaakt is en dat alle procedures goed zijn vastgelegd, verantwoordelijkheden aan de juiste partijen zijn toebedeeld en alle informatie en gebeurtenissen goed gedocumenteerd worden, zodat achteraf ook duidelijk kan worden hoe het product in het vervolg verbeterd kan worden.

De private kwaliteitsborging steunt met de BRL 5009 en BRL 5019 voor een belangrijk deel op een vastgelegd kwaliteitssysteem (ISO-9001).
Zonder een kwaliteitssysteem dus geen kwaliteitsborging.

Appeltaart van topkwaliteit

Eigenlijk is private kwaliteitsborging niet veel moeilijker dan het met z’n tweeën bakken van een appeltaart voor een tevreden klant.
We moeten een aantal afspraken maken:

• Wat gaan we maken (een appeltaart)
• Onze doelstelling (de beste appeltaart ooit)
• Zijn er risico’s (allergie)
• Wie doet wat (taakverdeling en verantwoordelijkheid)
• Wat hebben we nodig (ingrediënten)
• Wat moeten we doen (procedures)
• Wat doen we als de klant opmerkingen heeft (klachtafhandeling)
• Hoe doen we het bij de volgende taart beter (kwaliteitsverbetering)

Als we zo’n taart nu zouden willen bakken volgens de ISO-9001:2008-certificering moeten we een aantal procedures invullen en klinkt het al ingewikkelder:

• een procedure voor documentbeheer (Hadden we het juiste recept?)
• een procedure voor registratiebeheer (Het boodschappenbriefje)
• een procedure voor het nemen van corrigerende maatregelen (Wat doen we als het niet zoet genoeg is?)
• een procedure voor het nemen van preventieve maatregelen (Afspraak met de buren dat we een kopje suiker mogen lenen)
• een procedure voor het beheer van afwijkende producten en diensten (Wat dacht je van een appelflap?)
• een procedure voor de uitvoering van interne audits (Hebben we het wel goed gedaan bij dit project?)

Daarnaast moeten we de gebruikte informatie registreren. Dat zijn met name “documenten” die gerelateerd zijn aan bovenstaande verplichte procedures:

• Uitgewerkte directiebeoordeling (soort kwaliteitsjaarverslag)
• Vastlegging van opleiding, training en vaardigheden (bijvoorbeeld als onderdeel van personeelsdossiers en/of een opleidingsplan)
• Managementinfo met betrekking tot output van processen (bijv. KPI’s) (bewijs dat geleverd is wat de bedoeling was)
• Vastlegging van de stappen van productontwikkeling (eerste concept, beoordeling klant, goedkeuring, etc.)
• Inkoopbeoordeling (bijv. als onderdeel van leveranciersbeoordeling en/of ingangscontrole)
• Traceerbaarheid (terugvindbaarheid van producten/uitgevoerd werk)
• Vastlegging van eigendommen van klanten (in beheer gehouden goederen)
• Kalibratieresultaten (van relevante meetmiddelen)
• Resultaten van interne audits (verslagen, actielijsten en bewijs van opvolging)
• Product- en procescontroles
• Registraties van beheersing van afwijkende producten/ diensten (bijv. blokkadeformulieren)
• Registraties van corrigerende en/of preventieve maatregelen (kunnen bijv. onderdeel zijn van klachtenbehandeling)

Daarmee kan een onafhankelijke kwaliteitsborger checken of we het allemaal goed gedaan hebben.

Als we de vergelijking nu wat meer betrekken op de dagelijkse praktijk van bouwen, dan concluderen we dat belangrijk is:

• Een goede omschrijving van doelstelling en procedures
• Een verantwoorde inschatting van risico’s
• De juiste verantwoordelijkheid bij de juiste (gekwalificeerde) personen
• Registratie van uitgangspunten, wijzigingen en correspondentie daarover
• Terugkoppeling van het resultaat en hoe doen we het de volgende keer beter

Hoe maken we het weer leuk

Vanuit de ambitie om het beter te doen in de bouw, hebben wij gekeken naar hoe doen we het in de bouw: daarvoor ontwikkelden wij een werkwijze en software (SPIN: Synergetisch Project Informatie Netwerk).
Enerzijds om een duidelijk overzicht te hebben over de stand van zaken binnen een project (Project Informatie) en anderzijds om de grote lijn binnen het bedrijf in de gaten te houden (Informatie Netwerk). Voor een bedrijf dat steeds beter wil worden, is het zeer belangrijk de samenhang tussen de projecten te kunnen overzien: Daar kunnen we lering trekken uit ervaringen die van voordeel zijn voor alle volgende projecten.

Wat wij belangrijk vonden:

• Het moet makkelijk zijn, tijd besparen en de mensen helpen om het goed te doen, kortom: het moet de gewone workflow ondersteunen
• Het moet LEAN zijn: met zo weinig mogelijk moeite het beste resultaat: dus weglaten wat geen klantwaarde levert, en voor de minimale moeite: alles 1x keer (dus niet zoals in de bouw gebruikelijk: alsmaar dingen dubbel doen)
• Ervaring uit andere projecten moet eenvoudig in te zetten zijn voor nieuwe projecten: er moet bedrijfsbreed informatie gevonden kunnen worden over een bepaald onderwerp.
• De beste oplossing uit ons bedrijf als eerste kiezen. Als er vele wegen naar Rome leiden is er maar een het kortst, het snelst, of het goedkoopst. Als het inzichtelijk is, kunnen onze mensen de beste kiezen of een betere toevoegen
• Het wiel maar één keer uitvinden

20% van de tijd wordt besteed aan 80% van het werk. De overige 80% van de tijd wordt besteed aan die 20% moeilijkere zaken. Als 80% van het werk oplosbaar is door te “lenen” uit andere projecten en voor die 20% van het moeilijkere werk geput kan worden uit eerdere bedrijfservaring heeft dit een grote impact op de effectiviteit.

Door de in SPIN ontwikkelde techniek verder toe te passen ontdekten we nieuwe mogelijkheden:

• Connectiviteit met andere informatiesystemen: BIM, 3D modellen en andere systemen, zowel van SPIN naar derden als vice-versa.
• Hoe je informatie combineerbaar maakt in collecties: Van de informatie die verzameld moet worden, waarvan bijvoorbeeld 80% generiek is (al eerder samengesteld) en slechts 20% specifiek is. Als we die 80% gewoon kunnen hergebruiken scheelt dit tijd.
• Er zijn vele procedures en informatievragen die iedere keer opnieuw dezelfde informatie vragen. Daarmee gaat veel kostbare tijd verloren.
• Legolisering van informatie: veel van wat we doen is repetitief. Door tijdbesparing uit hergebruik van de standaarden, hebben we meer tijd voor innovatie
• Hoe een gebouwdossier dat in SPIN opgebouwd is en actueel uiteindelijk met een QRcode in de meterkast toegankelijk gemaakt kan worden.
• Toepasbaarheid van Big Data. Nieuwe mogelijkheden voor slimmere afwegingen: Als we de data hebben, kunnen we daar meer uithalen.
  Bijvoorbeeld bij een ontwerp van een gebouw worden vorm- en materiaalkeuzes gemaakt.
  Door de vormkeuzes worden veel zaken globaal vastgelegd. Een gebouw van 1000m2 BVO heeft in 2 verdiepingen 500m2 dakvlak, en bij 4 verdiepingen maar half zoveel.
  Door de verzameling van data (functie en vormfactoren) kunnen we keuzes beter vergelijken.
  Als we daarna de materialen gaan kiezen kunnen de alternatieven doorrekenen voor oprichtings-, onderhouds- en energiekosten of milieubelasting.
• Voor herbruikbaarheid van gebouwonderdelen is informatie essentieel (afmetingen, materialen). Met SPIN kun je materiaalpaspoorten maken met minimale moeite door het combineren en herschikken van informatie en die middels QR-code of NFC-chip mobiel toegankelijk maken.

Met SPIN kunnen wij een oplossing bieden die a priori bedoeld is om:

• Partijen 24/7 te kunnen voorzien van informatie die zij actueel nodig hebben
• Integraal werken te bevorderen
• Informatiestromen te minimaliseren en te optimaliseren
• Dubbel werk te voorkomen
• Faalkosten te reduceren
• Opgedane kennis vast te leggen en te hergebruiken
• Kortom: beter en gemakkelijker mee te werken.

Dat heeft geleid tot een significante faalkostenreductie (van 12-15% terug naar 2%) en tot tevreden gebruikers.